يفرض القانون قواعد صارمة بخصوص إجراء الحصول على الوثائق الواردة من سجل الحالة المدنية، بحيث يجب أن يحضر الشخص المعني بنفسه أمام ضابط الحالة المدنية.
وفي حالة عدم سماح الظروف لصاحب النسخ الكاملة أو الموجزة من الرسوم المضمنة بسجلات الحالة المدنية فإن القانون يتيح الفرصة للغير ليتم تمثيل المعني بالأمر وفقا للمسطرة التالية:
يتقدم الشخص الذي ينوب عن صاحب الوثائق الواردة من سجل الحالة المدنية إلى وكيل الملك بالمحكمة الابتدائية الموجود بدائرة نفوذها مكتب الحالة المدنية المسجل به قصد الحصول على الإذن لكي يحل محل صاحب الوثائق في الحصول عليها مرفقا بما يلي:
- طلب كتابي مبرر للمعني بالأمر؛
- صورة من بطاقة التعريف الوطنية ،
- وبالنسبة للأجنبي صورة بطاقة الإقامة أو جواز السفر .